Cách sắp xếp tủ hồ sơ như thế nào sao cho ngăn nắp, gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm tài liệu? Nếu bạn còn băn khoăn điều này, đừng nên bỏ qua top 6 cách sắp xếp khoa học, đơn giản dưới đây cùng bTaskee nhé!
Các cách sắp xếp tủ hồ sơ hiệu quả
Sắp xếp theo chủ đề
Có rất nhiều các loại hồ sơ thuộc các chủ đề riêng biệt như thư từ, báo cáo, bài tập, thống kê, thuế,… Như vậy bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo từng loại chủ đề như trên. Điều này sẽ giúp phân loại rõ ràng, thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng hồ sơ.
Sắp xếp hồ sơ tài liệu theo thứ tự ABC
Sắp xếp tủ hồ sơ theo thứ tự ABC cũng khá phổ biến và được nhiều người áp dụng. Ví dụ với chữ B các bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bài tập – báo cáo,… Với chữ T thì sẽ sắp xếp theo thứ tự thiệp mời – thư từ – thuế – thống kê,…
Lưu ý các bạn nên học thuộc thứ tự bảng chữ cái để thuận tiện hơn trong việc sắp xếp cũng như tra cứu, tìm tài liệu nhé.
Cách sắp xếp tủ hồ sơ theo mức độ ưu tiên
Sắp xếp lưu trữ hồ sơ tài liệu theo mức độ ưu tiên cũng là một lựa chọn hay mà bạn có thể tham khảo. Các loại hồ sơ quan trọng, thường được sử dụng sẽ sắp xếp bên ngoài, dễ dàng lấy xuống.
Các bạn có thể tham khảo thứ tự cách xếp hồ sơ theo các mức độ ưu tiên như sau:
- Bình thường – Quan trọng – Tối mật.
- Hồ sơ chưa giải quyết – Đang giải quyết – Đã xử lý hoàn thành.
Sắp xếp theo ngày tháng
Có thể dựa vào thời gian của từng loại hồ sơ để sắp xếp. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự thời gian gần nhất hoặc ngược lại. Lưu ý rằng cần ghi chú thời gian chuẩn xác của từng tập hồ sơ để sắp xếp chính xác hơn, tránh nhầm lẫn.
Cách sắp xếp theo loại tài liệu
Thông thường, hiện nay có các loại tài liệu phổ biến như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, biểu đồ, âm bản, ảnh, phim, đĩa ghi âm, tài liệu điện tử, tài liệu viết tay, tranh vẽ, ấn phẩm,….
Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo từng loại như vậy sẽ giúp gọn gàng, ngăn nắp và khoa học hơn.
Cách sắp xếp tủ hồ sơ theo số lượng và tần suất sử dụng
Với những hồ sơ có số lượng nhiều cũng như thường xuyên sử dụng thì nên được sắp xếp tại vị trí bên ngoài, thuận tiện, dễ dàng nhìn thấy và lấy xuống.
Ngược lại, với những tập hồ sơ có tần suất sử dụng không quá lớn thì có thể đặt vào sâu bên trong tủ. Như vậy sẽ giúp tối ưu không gian cũng như hiệu quả lưu trữ.
Xem thêm: Mẹo Trang Trí Bàn Làm Việc Văn Phòng Luôn Bắt Mắt
Các lưu ý khi sắp xếp tủ hồ sơ tài liệu
Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Để tối ưu hóa không gian lưu trữ, các bạn cần lưu ý một số điều sau khi lựa chọn tủ đựng hồ sơ:
- Những loại tủ có nhiều ngăn kéo nên được ưu tiên lựa chọn. Mỗi ngăn tủ sẽ có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ khác nhau (thông thường sẽ là 28x35cm).
- Với những văn phòng nhỏ có thể sử dụng loại tủ treo tường.
- Có thể lựa chọn loại tủ cánh kín để giúp không gian lưu trữ thêm gọn gàng, thoáng đẹp hơn.
Sử dụng nhãn dán để đánh dấu tài liệu
Với những không gian lưu trữ có số lượng hồ sơ quá lớn thì việc đánh dấu tài liệu bằng nhãn dán có tác dụng rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng, dễ dàng phân biệt và tìm kiếm tài liệu hơn.
Các bạn có thể sử dụng nhãn dán theo thời gian, chủ đề hoặc loại tài liệu đều hợp lý.
Ngoài ra, bTaskee cũng có một mẹo nhỏ hữu ích mà bạn có thể tham khảo khi sử dụng nhãn dán đánh dấu tài liệu. Đó chính là sử dụng những chiếc nhãn dán với màu sắc khác nhau. Điều này cũng giúp phân biệt tài liệu rõ ràng hơn.
Cập nhật thường xuyên để giữ tủ hồ sơ được sạch sẽ và gọn gàng
Khoảng từ 1 – 3 tháng, bạn nên cập nhật lại tủ hồ sơ một lần. Bạn có thể lọc ra các tài liệu đã xử lý xong và sắp xếp vào bên trong, nhường vị trí cho những hồ sơ mới.
Ngoài ra, với những hồ sơ đã không còn có giá trị sử dụng, bạn cũng nên loại bỏ để không gian lưu trữ thêm gọn gàng hơn.
Thêm vào đó, đừng quên lau chùi, vệ sinh thường xuyên tủ hồ sơ để văn phòng luôn được sạch gọn, thoáng đẹp nhé.
Tuy nhiên công việc quá bận rộn, bạn không có thời gian để vệ sinh tủ hồ sơ thường xuyên? Khối lượng hạng mục văn phòng cần vệ sinh quá lớn gây trở ngại? Đừng lo lắng, hãy đặt ngay dịch vụ tổng vệ sinh bTaskee để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
Tải app bTaskee và trải nghiệm ngay những dịch vụ tiện ích nhất!
Câu hỏi thường gặp
- Cách sắp xếp thứ tự các đề mục trong danh mục hồ sơ như thế nào?
Trong các đề mục nhỏ, hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ tổng hợp đến cụ thể, từ chung đến riêng. Các mục lớn sẽ được đánh chữ số La mã, các đề mục nhỏ sẽ được đánh dấu bằng chữ số Ả Rập để dễ dàng phân biệt.
- Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ?
Các thông tin trên bìa hồ sơ cần ghi đúng, đủ các dữ liệu như sau:
– Tên phông
– Tên đơn vị, tổ chức
– Tiêu đề
– Thời gian ghi chú trên hồ sơ
– Số lượng trang
– Số mục lục, số tài liệu
– Thời hạn bảo quản hồ sơ - Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ là gì?
– Tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức cần được tập trung lưu trữ tại Văn thư cơ quan.
– Văn bản đi, đến thuộc ngày nào cần phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đến ngày hôm sau.
– Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan cần có đủ thành phần, đúng thủ tục quy định và thời hạn.
– Cần lưu trữ, bảo quản nguyên vẹn, an toàn hồ sơ, tài liệu và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
Trên đây là 6 cách sắp xếp tủ hồ sơ ngăn nắp, khoa học mà bạn có thể tham khảo. Việc sắp xếp tủ hồ sơ sẽ giúp không gian làm việc gọn gàng, thoáng đẹp hơn cũng như thuận tiện trong việc bảo quản, sử dụng tài liệu. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ hữu ích với bạn và đừng quên cập nhật những thông tin hay cùng bTaskee trong những bài viết khác nhé.
>>>Xem thêm các bài liên quan:
- Cách Setup Góc Làm Việc Đẹp Tối Giản, Tiện Nghi
- Cách Xếp Sách Đẹp Đơn Giản Và Mang Tính Khoa Học
- 15 Cách Sắp Xếp Nhà Cửa Gọn Gàng Cực Hay
Hình ảnh: Canva
