อีกครั้งแล้วสินะ ที่ฉันต้องโยกย้าย!! วลีอมตะที่เกิดขึ้นกับใครหลายคนอยู่บ่อยๆ ที่มาเมื่อถึงเวลาที่คุณต้อง ย้ายที่ทำงานใหม่ เหล่ามนุษย์ออฟฟิศ การย้ายสำนักงานก็ไม่ต่างอะไรจากการย้ายบ้าน การจัดการเรื่องต่างๆ นั้นแสนจะวุ่นวาย ทั้งเอกสาร การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน หรือแม้แต่การหาร้านข้าวกลางวันร้านใหม่ ทุกอย่างแห่งการเริ่มต้นวางพื้นที่ทำงานให้เหมาะสมครั้งใหม่ ล้วนเป็นเรื่องที่ต้องวางเป็น to do list หลายขั้นตอน
เช่นเดียวกับการทำความสะอาดก่อนเข้าไปติดตั้งพื้นที่สำนักงานก็เช่นกัน ยิ่งต้องอาศัยความละเอียดในการตรวจสอบ และวางแผนการทำความสะอาดให้ครบถ้วนเป็นอย่างดี เพราะพื้นที่สำนักงานนั้น เป็นพื้นที่ที่จะมีคนเข้ามาใช้ร่วมกันเป็นจำนวนมาก การจัดการเรื่องความสะอาดให้พร้อมกับพนักงานทั้งออฟฟิศถือเป็นเรื่องที่ใหญ่พอสมควร
ก่อนจะเข้าไปใช้พื้นที่ใดใดให้กลายเป็นสำนักงานใหม่ เราต้องจัดการอะไรบ้าง
1.แจ้งเจ้าของพื้นที่ให้ทราบล่วงหน้า
ทุกครั้งที่จะเข้าไปจัดการอะไรก็ตามในพื้นที่ใหม่ จำเป็นต้องแจ้งกับเจ้าของพื้นที่หรือนิติของอาคารชุดก่อนเสมอ เพื่อให้ทางเจ้าของที่ได้เข้าไปประเมิณสภาพก่อนที่ทางเราจะเข้าไปจัดการสิ่งใดใดก็ตาม ซึ่งจะลดความเสี่ยงของการที่สิ่งใดใดที่มีอยู่เดิมได้เกิดการชำรุดก่อนที่เราจะเข้าใช้ตามระยะเวลาหรือไม่ รวมไปถึงเราจะได้รับรู้ระบบการจัดการของตัวอาคารหรือสถานที่ใหม่ ว่าครอบคลุมและมีความเป็นระบบมากน้อยขนาดไหน เผื่อว่าเราอยากจะติดต่อประสานในเรื่องอื่นๆ หรือในกรณีฉุกเฉิน จะได้รู้ว่าพื้นที่นี้มีใครเป็นผู้ประสานงาน
2.ทำความสะอาดครั้งใหญ่
โดยส่วนใหญ่หลังจากตกลงและเรียนรู้ระบบของตัวอาคารใหม่เรียบร้อยแล้ว จะมีการเรียกบริการทำความสะอาดครั้งใหญ่ เพื่อให้พื้นที่นั้นพร้อมสำหรับการใช้งาน และโดยเฉพาะเมื่อพื้นที่มีขนาดใหญ่ และพร้อมไปด้วยอุปกรณ์สำนักงานที่เยอะและมีรายละเอียดจุกจิก รวมไปถึงโซนห้องครัวและห้องน้ำที่ต้องใช้ร่วมกัน ฉะนั้นการใช้บริการแม่บ้านในลักษณะของที่อยู่อาศัย ก็อาจจะไม่ตอบโจทย์หรือทำความสะอาดได้มีประสิทธิภาพมากพอ
3.ตรวจสอบภายในออฟฟิศอยู่เสมอ
หลังจากทำความสะอาดครั้งใหญ่ และเริ่มติดตั้งอุปกรณ์สำนักงานเข้าพื้นที่เรียบร้อยแล้ว เราจำเป็นจะต้องเช็ครายละเอียดต่างๆอีกครั้งก่อนที่จะมีการเข้าใช้พื้นที่อย่างเต็มรูปแบบ พร้อมกับรายงานสภาพพื้นที่กลับไปยังเข้าของพื้นที่หรือนิติอาคารอีกครั้ง ว่าพื้นที่สำนักงานของเราโดยครบถ้วนแล้ว จะเป็นในลักษณะดังกล่าว และหลังจากเริ่มเข้าทำงานในสถานที่ใหม่แล้ว จำเป็นจะต้องมีการจัดตารางเวลาการทำความสะอาด การตรวจสอบอุปกรณ์สำนักงาน ตรวจสอบความสึกหรอของพื้นที่ที่ต้องใช้งานเป็นประจำอีกด้วย เพื่อให้เกิดความเสียหายต่อพื้นที่เดิมน้อยที่สุด
4.ค่าใช้จ่าย
เป็นปัจจัยที่แทรกอยู่ในทุกกระบวนการ และเนื่องจากเป็นสำนักงาน การจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับออฟฟิศจำเป็นต้องมีการระบุอย่างละเอียด และแยกย่อยสำหรับของใช้สำนักงาน พื้นที่ที่เป็นของสำนักงาน พื้นที่ที่เป็นขอส่วนกลาง หรือพื้นที่และอุปกรณ์ที่เป็นของส่วนตัว เพราะเมื่อมีการโยกย้ายออฟฟิสกันอีกครั้ง หรือมีการทำความสะอาดครั้งใหญ่ หากเกิดความเสียหาย การคิดค่าใช้จ่ายที่ต้องเบิกจ่ายสำหรับออฟฟิศนั้นจะมีความละเอียดยิบย่อยมาก ดังนั้นเราควรทำบัญชีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อย่างละเอียดและสม่ำเสมอ
พื้นที่ทำงานของหลายๆคนเป็นเหมือนบ้านหลังที่สอง เพราะฉะนั้นจะย้ายที่ทำงานใหม่ ได้สำนักงานใหม่ เราจะต้องมีการเตรียมพร้อมให้ดีที่สุด และหากคุณมองหาผู้ช่วยทำความสะอาด หรือการเข้าประเมินสถานที่รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมสำหรับการทำ Deep Cleaning ก่อนย้ายที่ทำงานใหม่ ย้ายออฟฟิศ อย่าลืมนึกถึง bTaskee และเลือกพี่บีมาช่วยดูแลคุณ
